わえなび ワード&エクセル問題集

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【Excel】ピボットテーブルは集計より「集約」の仕方を理解せよ

Excelで、初心者にピボットテーブルの使い方を説明するとしたら、最初に何を語るべきでしょうか?

ピボットテーブルの使い方を覚えたら簡単に集計表ができる・・・などと説明することが多いです。これは正しいです。Excelの公式のヘルプにも、「複雑なデータをピボットテーブルに簡単に配置し、集計することができる」と書いてあります。

しかし、何も分からない初心者が、いきなり集計表の作り方を練習するのは論外です。

Microsoftはあまり強調していませんが、ピボットテーブルの最大の強みは大量のデータを集約できることです。簡単に言えば「まとめ」機能です。ピボットテーブルの機能を練習するときには、集計を意識する前に、まず「集約こそが主役である」ということを根本的に理解するべきです。

そこで、今回は、リスト形式の表をどのようにまとめたらよいかについて解説します。

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「ピボットテーブル」シリーズ(この記事は第1回です)
  1. ピボットテーブルは集計より「集約」の仕方を理解せよ
  2. ピボットテーブルのクロス集計の基本は、行集計である
  3. ピボットテーブル集計の練習問題サンプルデータ動画解説付き
  4. ピボットテーブルで度数分布表(ヒストグラム)を作成する方法
  5. ピボットテーブルにはミスを発見するという使い方がある
  6. ピボットテーブルの中のセルを数式で参照してもよいか
  7. 【まとめ】ピボットテーブルは集計の前の基礎トレーニングが大事!ピボットテーブル総まとめ
  8. 【応用事例】ルー大柴さんが過去11年間にブログで使用した頻出ルー語TOP100を発表!カッ!(ピボットテーブル)

 

目次

1.リスト形式の表について

大量のデータはリスト形式の表にしなければ、集約も集計もできません。リスト形式の表でなければピボットテーブルは作れません。詳しくはこちらの記事をご覧ください。

 

2.ピボットテーブルの挿入と削除

問題

ピボットテーブルを用いて、受験番号をすべて抽出しなさい。また、抽出を取り消して、この操作を繰り返し練習しなさい

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解説

A列には受験番号がたくさん入力されていますが、同じ番号もたくさんあります。結局、何人の受験生がいるのかが全く分かりません。

このように、リスト形式の表(上述)の場合、同じ種類のデータを縦向きに入力します。重複をなくして全部をもれなく抽出するには「ピボットテーブル PivotTable 」を使います。

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リストを全部選択します。(リストを選択しなくてもできますが、ここでは、念のため全部選択します)

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ピボットテーブルを選びます。

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このまま完了(OK)します。

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新しいシートが追加され、ピボットテーブルの枠だけ表示されます。

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枠の中をクリックすると、画面の右側にフィールドリストが表示されます。

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枠の外をクリックすると消えます。

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「フィールド」とは元のリストの列のことです。(リストの1行目の項目名が表示されます)

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受験番号を「行」のフィールドにドラッグします。

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受験番号のリストが昇順で並びます。全部で10人の受験生がいることがわかります。

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受験番号を左にドラッグします。

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受験番号の下に小さいバツの記号がついていることに注意します。

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手を放すと受験番号が消えます。

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それと同時にリストもなくなります。

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ピボットテーブルのフィールドは、枠の外にドラッグすることによって削除することができます。(右クリックで削除することも可能)

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もう一度、受験番号を「行」のフィールドにドラッグします。

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リストが復活します。シート自体を削除します。

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これで元の状態に戻ります。それでは、もう一度繰り返し練習しましょう。

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リストを全部選択します。ピボットテーブルを選びます。

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このとき、テーブル範囲にも、選択したリストの範囲が表示されていることを確認します。

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また、新規のワークシートが選ばれていることを確認します。

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新しいシートができます。

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受験番号を行のフィールドにドラッグします。受験番号の前に自動でチェックが入ります。受験番号の列で使われている全ての番号が表示されます。

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3.種類が抽出できるということは・・・

(1)データの点検ができる

ピボットテーブルの「行」を使うことによって、重複することなくすべてのデータを抽出することができます。「何種類あるか」を把握することができます。

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例えば、実際の受験生が11人だったとします。しかし、ピボットテーブルで集約した結果、受験番号が10個しか出てこなければ入力漏れの疑いがあることになります。また、実際の受験番号が「1A」から始まる番号しかなかったとすると、「1B009」は入力ミスの疑いがあるということになります。

このように、データの過不足や不正なデータを見つけることができます。

(2)別表が作れる

大量のデータから種類だけを抽出して、コピーすることが可能です(後述)。これを用いて別の「まとめ」の資料を作成することができます。

 

4.フィルタ

問題

さきほど作成したピボットテーブルを利用して、「9」で終わる番号だけ抽出しなさい。 

解説

ピボットテーブルを作成すると、項目名にオートフィルタがつきます。(オートフィルタについて、詳しくはわえなびファンダメンタルExcel Program7-16の動画参照)

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ここで9で終わるものだけチェックを入れます。

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別解

ラベルフィルタによって、9で終わるものを指定することができます。

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受験番号からフィルタをクリアします。

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元に戻ります。

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5.抽出結果を再利用する

問題

さきほど作成したピボットテーブルを利用して、小論文以外の科目名を抽出しなさい。
また、抽出したリストを別のシートに値のみ貼り付けたあとで、フィルタをクリアしなさい。 

解説

今度は、科目名です。B列には科目名がたくさん入力されていますが、小論文以外の科目が全部で何科目あるのかが全く分かりません。

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まず、受験番号はいらないので、左にドラッグすることで削除します。

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そのかわりに、科目を「行」のフィールドにドラッグします。

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フィルタで、小論文をなくします。

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5教科になります。

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新しいシートを挿入します。

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コピーします。

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新しいシートに、値を貼り付けます。

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最後に、ピボットテーブルで、科目からフィルタをクリアします。

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クリアしたので小論文が復活します。

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しかし、貼り付けたほうは5教科のままです。

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ピボットテーブルは自動で作られるものであり、フィールドを変えると形が大きく変わります。したがって、ピボットテーブル自体を直接編集してはいけません。

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このリストを再利用するときは、別のシートに貼り付けるのが一般的です。

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6.グループとレイアウト

問題

ピボットテーブルを用いて、各設問の操作をしなさい。

(1)次のリストを作りなさい。

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(2)設問(1)のリストを次のようなレイアウトにしなさい。

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(3)設問(2)のリストを次のようなレイアウトにしなさい。

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解説

(1)グループ別にする

はじめにピボットテーブルを作ります。ピボットテーブルを挿入します。

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このまま完了します。新しいシートが追加され、ピボットテーブルの枠だけ表示されます。

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受験番号、科目の順に、「行」のフィールドにドラッグします。

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受験番号ごとに、受験した科目のリストが表示されます。

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例えば、1A008の受験生は4教科、1A009の受験生は2教科受験していることがわかります。

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グループ別にリストを作る場合は、大きいグループから順に、「行」のところにドラッグします。

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(2)コンパクト形式とアウトライン形式

ピボットテーブルをクリックすると、ピボットテーブルツールが表示されます。

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外側をクリックするとツールが消えます。

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ピボットテーブルツールとフィールドリストは、ピボットテーブルの中にカーソルがあるときだけ表示されます。

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ピボットテーブルには3つのレイアウトがあります。

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レポートのレイアウトの中に3つあります。

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コンパクト形式は1列で表示されます。これをアウトライン形式に変えると2列になります。

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コンパクト形式は1列で表示され、アウトライン形式は複数列になります。アウトライン形式は、受験番号と科目でそれぞれフィルタが使えます。

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(3)表形式、小計と総計

行の中に、受験番号と科目があります。この順番は、ドラッグで変えることができます。ドラッグをして順序を変えます(科目、受験番号の順)。

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科目ごとに、受験番号のリストが出ます。

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小論文は1人だけです。

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2列で表示されていますので、アウトライン形式です。このように項目を変えてもレイアウトは引き継がれます。

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アウトライン形式は、空白があります。

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この空白を詰めます。まず、レイアウトを、表形式にします。

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さらに、集計行をなくします。

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「小計を表示しない」を選びます。小計がなくなります。

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最後に総計が表示されています。さらに総計も「行と列の集計を行わない」を選ぶと総計も消えます。

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アウトライン形式では2列目に空白があります。この空白を埋めてリストのような形にするには、レイアウトを表形式にします。

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表形式にしてから、小計と総計を非表示にします。

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ちなみにExcelのバージョンによっては、「アイテムのラベルをすべて繰り返す」を選ぶことによって、全部の空白を埋めることができます。

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7.コード表を作る

問題

次のリストで使われている商品は全部で何種類あるか。すべて抽出して、完成イメージのようなコード表を作りなさい。ただし、作成した表は別のシートに値のみ貼り付けるものとする。

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<完成イメージ>

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解説

はじめにピボットテーブルを作ります。リストを全部選択します。ピボットテーブルを挿入します。

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このまま完了します。

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コード、商品名、分類、単価の順に、行のフィールドにドラッグします。

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表形式にします。

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「小計を表示しない」を選びます。

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総計も不要です。

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商品は全部で5種類であることがわかります。

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このようなコード表を作るときには、コードから順に、行のフィールドにドラッグします。

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レイアウトは先ほどの問題と同じで、表形式で、小計と総計を非表示にします。

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できあがったピボットテーブルをさらに利用するときは、新しいシートを用意して、貼り付けます。コピーします。

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新しいシートに、値を貼り付けます。

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これで完成です。

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7.集計(合計、平均など)

項目が集約できたら、それぞれの項目について集計をします。続きはこちらの記事をご覧ください。

 


解説は以上です。

*補足*
この記事では初心者が分かりやすいように「集約」「抽出」という言葉を使っていますが、正確には「グループ化(GROUP BY句)」といいます。 


付録1 サンプルのファイルはこちら

わえなび公式サイト(waenavi.jp)では、この記事で使用しているExcelのデータを無料で配布しています。ご自由にお使いください。 7-21、7-22のサンプルファイル(ZIP)です。

ファンダメンタルExcel_Program 7. データベース | わえなび [waenavi] the Theory of Word-Excel

 

付録2 動画版はこちら(無料)

この記事は、わえなびファンダメンタルExcel Program7-21、7-22 の動画の内容を書き起こし、加筆修正したものです。

動画版(完全版)は、Youtubeにすべて無料で公開しております。
ぜひ、ご覧ください。

ファンダメンタルExcel 7 データベース(全28回)【わえなび】 - YouTube
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「ピボットテーブル」シリーズ(この記事は第1回です)
  1. ピボットテーブルは集計より「集約」の仕方を理解せよ
  2. ピボットテーブルのクロス集計の基本は、行集計である
  3. ピボットテーブル集計の練習問題サンプルデータ動画解説付き
  4. ピボットテーブルで度数分布表(ヒストグラム)を作成する方法
  5. ピボットテーブルにはミスを発見するという使い方がある
  6. ピボットテーブルの中のセルを数式で参照してもよいか
  7. 【まとめ】ピボットテーブルは集計の前の基礎トレーニングが大事!ピボットテーブル総まとめ
  8. 【応用事例】ルー大柴さんが過去11年間にブログで使用した頻出ルー語TOP100を発表!カッ!(ピボットテーブル)

 


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