わえなび ワード&エクセル問題集

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住所を手入力するのに都道府県や市町村をわざわざ入力するのはやめましょう。【事務職パソコン】

最近では、郵便番号から自動で住所を検索するシステムが増えてきましたが、パソコンで住所を入力することはあります。特に、事務職の人はExcelで住所録を作ったり、システムに取引先の情報を入力したり、個人情報を登録したりするときに手入力することがあります。

パソコンには住所を楽に入力する機能があるにもかかわらず、それを知らないためにわざわざ都道府県や市町村から入力しようとする人がいます。入力するのが面倒だからといって都道府県や市町村を適当に省略すると統一感のない住所録になります。また、地域によっては住所の読み方が難しい場所もあり、それをわざわざ調べて入力するのも時間の無駄です。

皆さんのまわりで住所入力に苦労している人がいたら、ぜひ「郵便番号変換」の機能を教えてあげてください。

目次

1.住所を手入力してはいけない

(1)郵便番号を変換すると住所が出てくる

問題

ExcelのセルA2に郵便番号「100-0013」、セルB2に住所「東京都千代田区霞が関」と入力しなさい。

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解説

セルA2に半角で「100-0013」と入力します。

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次に、全角モードにして「100-0013」と入力します。

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スペースキーで変換します。「東京都千代田区霞が関」と入力することができます。

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別解

セルA2をコピーします。

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「100-0013」の部分を範囲選択します。

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スペースキーを押します。既に入力された郵便番号を範囲選択して、スペースキーを押すと住所に変換することができます(これを再変換と言います)。

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(2)郵便番号が分からなくても住所を手入力してはいけない

問題

Wordで「大阪府大阪市中央区心斎橋筋」と入力しなさい。ただし、心斎橋筋の郵便番号は分かっていないものとする。

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解説

郵便番号が分からない場合であっても、わざわざ「大阪府~」から入力してはいけません。住所の全部または一部を用いて検索サイトで検索します。特に大阪城や心斎橋のように有名な場所であれば、「心斎橋筋 郵便」などと検索することで郵便番号を検索することができます。ちなみに、心斎橋筋の郵便番号は542-0085です。

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全角モードにして「542-0085」と入力します。

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スペースキーで変換します。

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もう一度繰り返しますが、郵便番号が分からないからといって住所をわざわざ手入力してはいけません。漢字を間違えたり、住所の一部を入力するのを忘れたりしてしまいます。この住所がお客様の住所の場合、極めて失礼です。必ず、郵便番号を調べて、変換することによって確実に正しい住所を入力するようにします。

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2.郵便番号辞書

(1)郵便番号変換はWordやExcelの機能ではない

問題

郵便番号変換がWordやExcel以外でも使えることを確認しなさい。

解説

さきほどの問題でWordとExcelに住所を入力しましたが、郵便番号変換はWordやExcelの特別な機能ではありません。例えば、インターネットブラウザでも変換することが可能です。このほか、会社で使用される販売や会計システム等でも使用することができます(たまに使用できないものもある)。

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(2)郵便番号を変換すると住所になる理由

問題

パソコンで郵便番号を変換すると住所が入力できる理由を述べなさい。

解説

Windows10では、文字モードが表示されている「あ」あるいは「A」の上で右クリックします。

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「プロパティ」をクリックします。

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詳細設定をクリックします。

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辞書/学習タブのシステム辞書の「郵便番号辞書」にチェックが入っていることを確認します。

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Windowsのパソコンには、Microsoft IMEと呼ばれる変換システムが標準で搭載されており、これによって漢字変換ができます。そして、オプションで「郵便番号辞書」が入っています。この辞書は、日本郵便から公開された郵便番号データをもとに作成されています。

Windowsのパソコンには全国の郵便番号のデータが入っているのです。そのため、郵便番号を変換するだけで住所を入力することができるのです。

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3.郵便番号を先に伝えること

問題

電話で「東京都千代田区外神田4丁目3-3 ドン・キホーテ秋葉原8階(郵便番号101-0021)」と伝える場合、どのように伝えたらよいか。

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解説

電話で所在地を伝える場合、住所を言う前に郵便番号を伝えます。電話を受けた相手は、郵便番号を入力するだけで住所が分かるので、先に郵便番号を伝えてもらったほうが良いのです。通常、郵便番号を変換すると、都道府県・市区町村とその次の行政区画まで自動的に入力することができます。特に、事務職で郵便番号変換のスキルは必須であり、わざわざ「外神田」の漢字を説明する必要はありません。

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あとは「4丁目3-3 ドン・キホーテ秋葉原8階」の部分だけゆっくり伝えたらよいです。

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4.市町村変更が反映されるとは限らない

問題

「兵庫県丹波篠山市北新町」を入力しなさい。なお、郵便番号は669-2332である。

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解説

全角モードにして「669-2332」と入力します。

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スペースキーで変換します。「兵庫県篠山市北新町」となります。「丹波」がありません。

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兵庫県の篠山市は、令和の改元に合わせて2019年5月1日に市名を変更し、丹波篠山市(たんばささやま)となりました。2019年に変更されたにもかかわらず反映されていません。

それは、前述のように、郵便番号のデータはWindowsシステムに付属するもので、常に最新のデータが入っているとは限らないのです(Windowsの更新をしても最新になるとは限らない)。古いパソコンであれば郵便番号のデータも古く、平成の市町村合併が反映されていないこともあります。

この場合も安易に手入力せず、検索サイトで、郵便番号669-2332を検索して確認します。

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また、日本郵便のサイトで市町村変更情報を見ることもできます。

市町村変更情報(実施日順) - 日本郵便
https://www.post.japanpost.jp/zipcode/merge/index.html

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5.事業所の個別郵便番号を知っておこう

問題

「郵便番号:151-8578 住所:東京都渋谷区代々木」と入力しなさい。

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解説

全角モードにして「151-8578」と入力します。

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スペースキーで変換します。住所が出てきません。「151-8578」は、郵便番号辞書のデータにない郵便番号です。

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ところで、郵便番号には住所に対して割り当てられている番号のほかに、「大口事業所の個別郵便番号」という特殊な郵便番号があります。

個別郵便番号とは、官公庁、大手企業、ビル等の大口事業所に割り振られる番号で、第一種定形郵便物と第二種郵便物が1日あたり50通以上の事業所(全国約22000か所)に割り当てられています。郵便物にこの個別番号を書けば、住所を書かなくても届きます。

個別郵便番号は、日本郵便のサイトで検索することもできます。

事業所の個別郵便番号検索 - 日本郵便
https://www.post.japanpost.jp/zipcode/business/index.html

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ちなみに、「151-8578」はJR東日本の本社の個別番号です。この個別番号は日本郵便が便宜上割り当てているだけなので、IME郵便番号辞書には反映されません。したがって、変換しても出てきません。郵便番号を入力して変換しても住所が表示できないときは、検索サイトで、郵便番号で検索して確認します。

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佐川やクロネコヤマトのシステムのように個別番号の入力を受け付けないシステムもあります。個別番号ではなく、通常の代々木の郵便番号(151-0053)を使っても郵便物は届きますので、「151-0053」を変換して入力してもよいです。

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解説は以上です。


 


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