わえなび ワード&エクセル問題集

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【Excel】並べ替えは並べ替えるだけ、オートフィルタは行数を減らすだけです

並べ替えSortとフィルタFilterは、リスト形式の表に対して整列(ORDER)と抽出(WHERE)をするものであり、Excelのデータベース機能の一種です。この2つの機能はExcelの画面上でも近くにあるため、比較しながら学習すると良いと思います。

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しかし、これらの違いをしっかりと理解しなければ、混同して覚えてしまうおそれがあります。「並べ替えは順序を並べ替える」「オートフィルタは行(レコード)の表示を減らす」なんて当たり前じゃないか!!と分かっているつもりでも、あえて、両者の違いをしっかりと確認しておくべきです。

そこで、今回は、並べ替えとフィルタの違いについて出題します。

 

「Excelオートフィルタ」(この記事は第4回です)
  1. オートフィルタの設定と解除、条件にあう行を抽出する方法の総復習
  2. オートフィルタをさらに深く理解するための応用事例演習
  3. オートフィルタモードの効果とコピー貼り付けとの関係
  4. 並べ替えは並べ替えるだけ、オートフィルタは行数を減らすだけです

 

目次

問題文のあとに簡単な操作方法を解説していますが、静止画では、わかりにくいと思いますので、最後に動画を載せています。ぜひご覧ください。

1.並べ替えと抽出は無関係

問題

次のリストについて、3連発の列に〇印のある3人を打率の高いほうから順に抽出しなさい。

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解説

3連発の3人を抽出するにはオートフィルタを使います。

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これで抽出できます。

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このとき抽出される順番は、抽出される前の順番がそのまま保持されます。

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打率の降順にするときも、オートフィルタを使えばよいです。

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これで完成です。

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並べ替えはレコードを上下に入れ替えるだけです。表示する行数を変えるものではありません

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オートフィルタは表示するレコードの数を減らすだけです。レコードの順番は変わりません

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抽出した結果に対して、さらに並び順も指定するときは、並べ替えとフィルタによる抽出の両方が必要です。

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2.トップテンはランキングではない

問題

次のリストについて、HRの本数の多いほうから3人抽出しなさい。

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解説

ホームランの多いほうから抽出します。トップテンオートフィルタです(わえなびファンダメンタルExcel Program7-15の動画参照)。

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上位3項目にします。

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これで完成です。このとき、「上位3項目」を抽出したとしても、多いほうから順に並ぶわけではありません。トップテンオートフィルタは、「フィルタ」なのでレコードの表示件数を減らすだけです。上位を抽出したとしても、その並び順は抽出する前の表の並び順のままであり、ランキングのように上位から並ぶわけではありません。

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順番を変えるには、フィルタをする前または後で並べ替えをしなければなりません。

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3.シートの一部に適用することは可能か

問題

次の図で左の表だけ順序を上下逆にしなさい。さらに、「沖縄→関東」「北海道→関東」の運送料金を抽出できるか検討しなさい。

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解説

(1)並べ替えはシートの一部だけも可能

規則性のない表の上下を逆にするには、あいている列に連番を振ってから降順にします。

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連番を入力します。

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左の表だけ選択します。

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連番を打ったH列で降順にします。

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これで完成です。

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左の表を並べ替えても、右の表には影響はありません。

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並べ替えは、範囲選択をすればシートの一部だけ並べ替えることができます。

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選択をしなかった部分は影響がありません。

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(2)オートフィルタモードの効果はシート全体に及ぶ

左の表にオートフィルタを設定します。

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関東の料金を抽出します。

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このとき、オートフィルタの設定は左の表だけですが、非表示になるのは行全体で、連動して右の表も非表示になります。

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右の表にオートフィルタを設定します。このとき、左の表のフィルタがなくなります。

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オートフィルタは、項目名にしかマークがつきません。

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しかし、フィルタを設定すると、シート全体がオートフィルタモードになり、フィルタモードの効果はシート全体に及びます。

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したがって、フィルタによって抽出した場合、その対象は行全体であり、非表示になるのも行全体です。

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(3)そもそも表の作り方が間違っている

このように1つのシートの中に複数の表を作ると抽出ができません。これはリストの作り方が間違っています。

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1つにまとめた例がこちらになります。

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これで関東着の料金が抽出できます。

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4.リストの最後に集計行がある場合の違い

問題

一番下にHRの合計を求めている。HRの多い打者5人を抽出しなさい。

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解説

トップテンオートフィルタで上位5項目を抽出します。

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4人になります。合計を含めて5項目が抽出されるからです。

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オートフィルタは、空白行が現れるまでのすべての行が対象になります。リストの最後に集計表がある場合、その集計行を除外することはできません。

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1行挿入します。

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このとき、合計の範囲は変わりません。

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フィルタを一度解除して、もう一度オートフィルタを設定しなおします。

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この時、空白行の手前までが範囲となります。

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したがって、トップテンオートフィルタで上位5項目を抽出すると、正しく5人が抽出されます。

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※ちなみに、並べ替えをするだけであれば、合計の行を範囲選択から除外して、並べ替えをすればよいので(合計の行を除いて並べ替えをすることが可能なので)空白行の挿入等は不要です。

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解説は以上です。


5.動画版はこちら(無料)

この記事は、わえなび実力養成講座「ファンダメンタルExcel」Program 7-18 のYoutube動画を書き起こして、加筆修正したものです。

 

「Excelオートフィルタ」(この記事は第4回です)
  1. オートフィルタの設定と解除、条件にあう行を抽出する方法の総復習
  2. オートフィルタをさらに深く理解するための応用事例演習
  3. オートフィルタモードの効果とコピー貼り付けとの関係
  4. 並べ替えは並べ替えるだけ、オートフィルタは行数を減らすだけです

 


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