わえなび ワード&エクセル問題集

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Excelの「小計」を使って行集計をするには並べ替えをする必要がある

Excelで集計表を作る機能と言えばピボットテーブルですが、これとは別に「小計」という機能があります。この小計のことを行集計ということもあります。状況に応じて使い分けると良いと思います。

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ところで、小計の機能は事前に表の並べ替えをする必要があり、そのためには事前に並べ替えが可能な表を作る必要があります。つまり、Excelの集計機能を学習する順番は、リスト形式の表の作成→並べ替え→小計→ピボットテーブルの順となります(並べ替えについて詳しくは、わえなびファンダメンタルExcel Program7-6~7-13の動画をご覧ください)。

今回は、「小計」を使って行集計をする練習問題を出題します。

目次

1.ピボットテーブルと小計に共通すること

Excelで集計するためには「リスト形式の表」を作らなければなりません。このことは、ピボットテーブルも小計も同じです。

 

2.小計の基本トレーニング

問題

次の表は選手の50音順に並んでいる。

(1)各グループの、体力の合計点を求めなさい。
(2)集計行だけ表示しなさい。また、集計行を削除しなさい。
(3)各チームの、体力・学力の平均点を求めなさい。
(4)各グループ・各チームの、体力・学力・総得点の平均を求めなさい。
(5)最初の状態に戻して、設問(1)から繰り返し練習しなさい。

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解説

(1)グループの下に集計行を入れるにはグループを作らなければならない

各選手はPグループまたはCグループに属していることがわかります。このグループで合計点を求めようとしています。

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そこで、最終的にどのような表になればよいかを考えます。

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リストとは別の場所に合計を求めるパターンもありますが、通常は、グループごとにレコードをかためて、小計を求めます。このようにレコードの途中に集計行を入れることを、「行集計」といいます。

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行集計はグループごとにするため、必ず並べ替えをします。ただし、グループ化をするための並べ替えなので昇順か降順かは問いません

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表を全部選択します。グループで並べ替えます。

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小計のボタンを押します。

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この画面は、1番目にグループの基準を見ます。集計の単位(まとまり)のことであり、どのように行を区切るのかを指定します。グループごとに集計をするので、「グループ」になります。

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行集計をするときに並べ替えをします。この並べ替えのキーと、グループの基準は同じになります。

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次に集計するフィールドを見ます。フィールドとは列のことです。

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今回は体力の列で集計をします。総得点のチェックは外します。

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最後に集計の方法を見ます。合計を求めます。

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グループごとに体力の合計を求めることになります。

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これで完成です。

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(2)アウトラインの表示と集計行の削除

行集計をすると、画面の左側にアウトラインレベルが表示されます。上にある[1]から[3]はボタンです。[1]のボタンは総合計だけを表示するボタンです。

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[2]のボタンは途中の行に挿入された集計行だけが表示されます。

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[3]のボタンを押すと元に戻ります。すべてのデータが表示されます。

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一番下の集計行や総計も含めて、表を全部選択します。

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小計のボタンを押して、集計の設定の画面を出します。すべて削除します。

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集計がなくなります。

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集計行をなくすには全部選択して、すべて削除します。

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(3)2列を集計する

今度は各チームの、体力・学力の平均点を求めます。表を全部選択します。

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4チームありますが、それぞれ平均点を求めますから、まずチームごとに並べ替えます。昇順でも降順でも構いません。

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小計のボタンを押して、集計の設定の画面を出します。グループの基準はチームです。

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集計するのは体力と学力の2列です。

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そして平均を求めます。

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レベル[1]は全体の平均、レベル[2]はそれぞれのチームの平均、レベル[3]は元のデータです。

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一番下の集計行や小計も含めて全部選択します。小計のボタンを押して、集計の設定の画面を出します。すべて削除します。

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(4)グループの基準を2つにする

さきほどチームで並べ替えました。チームBとチームLはグループP、チームDとチームGはグループCになっています。

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そこで、グループで集計をして、さらに、各チームで集計をします。表を全部選択します。並べ替えもグループとチームで並べ替えます。

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小計のボタンを押して、集計の設定の画面を出します。グループの基準はグループです。

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集計するのは体力、学力、総得点の3列です。

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そして平均を求めます。

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とりあえずグループで集計できました。もう一度、小計のボタンを押して、集計の設定の画面を出します。今度は、グループの基準はチームです。

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ここで、「現在の小計をすべて置き換える」のチェックを外します

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これで、さらに細かく集計することができます。

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これに伴ってレベルも1つ増えて、4つになります。

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(5)元に戻す

一番下の集計行や小計も含めて全部選択します。

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小計のボタンを押して、集計の設定の画面を出します。すべて削除します。

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選手の昇順に並べ替えれば、最初の状態に戻ります。

 

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3.合計と平均を両方求める

問題

次のリストは選手の50音順に並んでいる。チーム別で、得点の合計と平均を求めなさい。

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解説

チームで並べ替えます。昇順でも降順でも構いません。

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小計のボタンを押して、集計の設定の画面を出します。グループの基準はチームです。集計するのは得点の列です。そして合計を求めます。

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さらに平均を求めるときは、もう一度小計のボタンを押して、集計の設定の画面を出します。

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2つ目の集計をするので、「現在の小計をすべて置き換える」のチェックを外します。

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さらに、グループの基準を変えたり、集計方法を変えて2つ目の集計をするときは、「現在の小計をすべて置き換える」のチェックを外します。

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現在の集計を取り消して、新たな集計をする場合にはチェックを入れます。

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4.○○別、○○別集計

(1)グループの基準に大小関係(包含関係)がある場合

問題

グループ別・チーム別で得点の平均を求めなさい。

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解説

いったん、さきほどの集計を削除します。

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グループ別・チーム別で集計するときは、並べ替えもグループとチームで並べ替えます。

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小計のボタンを押して、集計の設定の画面を出します。グループの基準はグループです。得点の平均です。

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とりあえずグループで集計できました。もう一度、小計のボタンを押して、集計の設定の画面を出します。今度は、グループの基準はチームです。

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ここで、「現在の小計をすべて置き換える」のチェックを外します。

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グループの中にチームがあります。

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このように含まれる関係(大小関係・包含関係)にある場合は、大きい分類から順に集計をします。

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並べ替えは大きいグループから設定をします。

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集計をするときも大きいグループから順に設定します。

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(2)グループの基準に大小関係(包含関係)がない場合

問題

チーム別・左右別で得点の合計を求めなさい。また、左右別・チーム別で得点の合計を求めなさい。

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解説

チームと利き手はまったく関連性のないグループで、大小関係(包含関係)はありません。このように含まれる関係にない場合、優先順位を自分で決めて集計しなければなりません。

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まずは、チームを優先して集計してみます。並べ替えはチームが優先です。

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小計もチームの合計が先です。

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利き手の合計を求めます。

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これを、「チーム別、左右別集計」といいます。大きいグループから順に「~別、~別集計」といいます。

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いったん集計を削除します。

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今度は、利き手を優先して集計します。並べ替えの優先順位を逆にします。

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小計も利き手の合計が先です。

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チームの合計を求めます。

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これを、「左右別、チーム別集計」といいます。「~別、~別」というのは集計の優先順位を表しています。

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集計の優先順位を変えると、集計結果の形が変わります。

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チームを優先すると、まずチームごとに集計され、チーム内で左右それぞれ合計を求めることになります。

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チームの総合計はありますが、左右それぞれの総合計はありません。

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左右を優先すると、まず左右それぞれ集計され、その中でチーム別に集計されます。

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左右の総合計はありますが、チームの総合計はありません。

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ところで、チームと利き手のように大小関係(包含関係)がない場合、集計方法は2つあります。

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行集計とクロス集計です。

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優先順位を決めて集計する場合、行集計(小計)を使います。大中小と、3つ以上の分類があっても集計ができます。

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ただし、最優先でない分類は2箇所以上に分かれるので総合計を出すことはできません。

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優先順位を決めずに、項目を縦横に並べて集計する方法があります。これを「クロス集計」といいます。この場合、両方とも合計を求めることができます。

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しかし、縦と横しかないので、原則として3つ以上のグループのクロス集計をすることはできません。

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解説は以上です。


付録1 サンプルのファイルはこちら

わえなび公式サイト(waenavi.jp)では、この記事で使用しているExcelのデータを無料で配布しています。ご自由にお使いください。7-19、7-20のサンプルファイル(ZIP)です。

ファンダメンタルExcel_Program 7. データベース | わえなび [waenavi] the Theory of Word-Excel

 

付録2 動画版はこちら(無料)

この記事は、わえなびファンダメンタルExcel Program7-19、7-20 の動画の内容を書き起こし、加筆修正したものです。

動画版(完全版)は、Youtubeにすべて無料で公開しております。ぜひ、ご覧ください。

ファンダメンタルExcel 7 データベース(全28回)【わえなび】 - YouTube
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