わえなび ワード&エクセル問題集

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Excelのデータ入力、資料作成や集計の「代行」を外注する方法と注意点

エクセルを使うと資料の作成、集計、分析のほかデータベースやマクロを作成することも可能です。しかし、慣れていない人にとってはものすごく時間のかかる作業です。きれいな文書を作成するにもセンスが必要です。また、インターネットでテンプレートを探しても思い通りのものがなかなか見つからないこともあります。

実は世の中には、忙しいあなたの代わりに面倒なパソコンの作業を喜んでやってくれる人がいるのです!「Excel代行サービス」「Excel文書を作ります!」といったサービスを提供している企業や個人はたくさんあり、いつでも相談を受け付けているのです。

サービス残業をして一人で悩むくらいなら、Excel作成の代行サービスに依頼してみてはいかがでしょうか?

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目次

1.事例1:大量のデータを入力するのが面倒

アンケートや住所録、名刺のデータのように大量にデータがあって、それをExcelでまとめたいのに時間が無い or 気が進まないといったことがあります。データ入力が得意で、データ入力の在宅ワークをしている人はたくさんいますので、大量のデータがあるなら得意な人に任せたほうが速いです。

費用の目安は、名刺や住所録は1件あたり約10円~20円、アンケートの自由記入欄や文章の入力は1文字あたり約0.1円~0.5円となります。

(1)入力方法を明確に指示すること

データ入力の在宅ワークをしている人は「入力専用ロボット」だと思ってください。あいまいな指示では動けません。指示通りに動かなかったことによって修正を依頼するのは無料ですが、指示があいまいであることが原因で修正を依頼するときは追加料金を支払う可能性があります。依頼するときは少なくとも、次の4点を必ず提示してください。

  • 入力する前の状態
    (紙か、PDFか、音声か、手書きか、読みにくい状態か)
  • 完成イメージ
    (2件~3件くらい例を挙げて、Excelで実際に入力したものを提示する)
  • 入力の形式
    (郵便番号にハイフンは必要か、全角か半角か)
  • 例外があったらどうするか
    (例外的なデータがあったらチャットで連絡する、読み取りができないものは空欄でもよい)

(2)業界に詳しくない

データ入力を依頼する人は自分のデータのことが良く分かっていて、業界で使われる用語も分かっています。しかし、在宅ワークをしている人は当然、業界未経験なのですから、一般的でない用語は全く分かりません。そういった用語が多いデータの場合は、新入社員に研修をするのと同じように、事前に知らせておいたほうが良いです。

 

2.事例2:文書作成をしたいけどうまく作れない

会議の資料や社内文書は一度テンプレートを作っておけば使いまわしができますが、最初のテンプレートを作るのが難しいです。町内会の会計報告、議事録、月間スケジュールなど、デザインやレイアウトを考えるにはセンスが必要です。見やすく、分かりやすく、伝わりやすいExcel文書を作った実績のある人を探してみてください。

費用の目安は、既存の文書を修正するだけなら1ページ1000円~、新規に作成するなら1ページ2000円~で、難易度に応じて金額が上がる感じです。

(1)何を主張したいのか

例えばグラフを作る場合、1つの表に対して何千通り、何万通りのグラフが作れます。グラフに限ったことではありませんが、Excel文書を作成するのに最も大事なのは、「何を主張したいのか」ということです(参考:【Excelグラフ】何を比較して何を主張するために、どの範囲を選択するのか)。

「見栄えの良いグラフを作ってくれ」「データをまとめてくれ」「なんとなく図を作ってくれ」では漠然とした依頼では引き受けてくれる人がいませんし、無駄な金を払うだけです。依頼するときは少なくとも、次の4点を必ず提示してください。

  • 文書を作成するに至った背景
  • 文書を作成するときに、相手に何が伝わればいいのか
  • 完成した時のおよそのページ数(←費用を計算するときに必要)
  • 完成イメージ(手書きでもよい)

(2)使いまわしをしたいのか

文書を作成してから、次回以降も再利用するのかどうかによって、文書の作り方が大きく変わってきます。次回以降も再利用するなら、自分の持っているExcelのスキルで再利用が可能なのかを相談しておくべきです。
もちろん、再利用可能な文書のほうが費用・作業日数がかかることは言うまでもありません。

 

3.事例3:操作方法を教えてほしい

Excelの作成だけでなく、操作方法や関数の作り方を教えてくれるサービスもあります。詳しくはこちらの記事をご覧ください。

 

4.Excelの代行サービスは豊富にある

事例を3つ紹介しましたが、他にもいろんな代行サービスがあります。後述のクラウドサービスを使えば業務改善につながるサービスが見つかるはずです。

  • データベースを作って分析するサービス
  • Excelに画像を貼り付けてまとめるサービス
  • 大量のExcelシートをPDFにするサービス
  • 住所録のCSVをExcelに取り込んで修正するサービス
  • 前任者が作った意味不明な関数の式を解読するサービス
  • メニューやPOPのデザイン、チェックリスト作成サービス
  • ネット上にある住所、代表者、会社名を集めてExcelに貼り付けるサービス

 

5.代行サービスを探してみよう

ここで、Excel代行サービスを探すための代表的なサイトを3つ紹介します。

(1)ココナラ coconala

ココナラは知識・スキル・経験などを気軽に売り買いできるスキルのオンラインマーケットです。ビジネス寄りのサービスから個人向けのユニークなサービスまで多種多様です。会員登録は無料です。ココナラでは、仕事を引き受けてくれる代行者のことを「出品者」と呼びます。出品されているサービスを購入することで、出品者に仕事を依頼することができます。

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サービス検索で「Excel」のサービスを探してみましょう。

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3000件以上のサービスが見つかります。

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受注件数の多い出品者で、過去の実績や作業内容が依頼内容と合致すれば間違いないと思います。出品者にはランクがあって出品者を選ぶ目安となります。

  • レギュラー・・・販売件数1件以上
  • ブロンズ・・・販売件数10件以上
  • シルバー・・・直近3ヶ月10件以上、納品完了率80%以上
  • ゴールド・・・直近3ヶ月5万円以上、納品完了率90%以上、平均評価4.8以上
  • プラチナ・・・直近3ヶ月10万円以上、納品完了率90%以上、平均評価4.8以上、本人確認済み

詳細については「ココナラ」をご覧ください

 

(2)クラウドワークス CrowdWorks

クラウドワークス」は、日本最大級のオンラインお仕事マッチングサイトです。仕事の依頼、受注者とのコミュニケーション、ファイルの送受信など、仕事をスムーズに行うための各種機能がそろっています。クラウドワークスでは、仕事を受ける人を「クラウドワーカー」と呼びます。

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依頼内容を公開してクラウドワーカーを募集する方法と、希望に合うクラウドワーカーを探して直接依頼する方法があります。

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「クラウドワーカーを探す」をクリックします。

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Excelのクラウドワーカーを探してみましょう。20万人以上のクラウドワーカーがいます。実績の多い順にすると受注実績の多いほうから並べることができます。

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プロクラウドワーカーは、全クラウドワーカーの中から定められた基準を満たした人だけを選抜した、仕事能力の高いプロフェッショナル集団です。

  • 職種部門別の獲得報酬額月間最上位(過去1年間で1回以上)
  • メンバー情報編集、スキル登録、経歴・実績登録、NDA、基本情報編集、本人確認書類提出済
  • 納品完了率(固定報酬制)90%以上(過去1年間)
  • 総合評価 4.8以上(過去累計)
  • スカウト数 5回以上(過去1年間)
  • コミュニケーション評価 4.8以上(過去累計)
  • プロフィール&自己PR 入力済(過去1年間)

詳細については「クラウドワークス」をご覧ください

 

(3)ランサーズ Lancers

クラウドソーシング「ランサーズ」は、日本最大級のクラウドソーシング仕事依頼サイトです。仕事を依頼する相手を探して、直接仕事を依頼します。ランサーズに登録しているフリーランスの人を「ランサー」と呼びます。会員登録は無料です。

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「依頼相手を探す」をクリックします。「Excel」で検索してみましょう。フリーランスの人が24000人も見つかりました。

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認定ランサーやプロと認定された人から順に並んでいます。「認定ランサー」とは、ランサーズに登録しているプロの中から一定の基準をすべて満たした人のことです。

  • メッセージ返信率(24時間以内)が80%以上
  • 仕事を受注してから納品を完了させる割合が90%以上
  • 獲得額が上位20%以内(高額案件や多数依頼をこなした実績がある)
  • クライアントからの評価が4.8以上
  • 本人確認済み、電話番号確認済み、機密保持確認済み

詳細については「ランサーズ」をご覧ください

 

6.格安のサービスを探してはいけない

ここまで、代行サービスを探す方法と注意点について紹介しましたが、最後に代行サービスを利用するうえで、絶対にやってはいけないことがあります。それは、「低価格または無料のサービスを探してはいけない」ということです。

(1)作成時間=考える時間

Excel代行サービスを提供している人は、もちろんExcelが得意なので、Excelの作業をするのが速いです。そして、Excelの文書を作るのもそんなに時間はかからないです。

しかし、Excel代行サービスは完全なオーダーメイドであり、あなたのために時間を割いて、その依頼に合わせて作るものです。その価格には、あなたの相談を受けて詳細を聞き取り、高度に専門的な判断をし、デザインを考え、レイアウトを設計し、エラーが無いことを点検する作業などが含まれます。簡単に言えば「あなたの代わりに面倒なことを考える時間」が含まれているのです。

代行が割高になるのは、赤の他人のために頭を抱えて悩む時間が含まれているからです。

(2)安くなる理由がまったく無い

牛丼屋が牛丼を安く提供できたり、大手アパレルが安い服を販売できるのは、同じ商品を大量に作って製造コストを抑えているからです。また、人件費を抑えたり、中間マージンを抑えたりと、企業努力で価格を下げている企業もあります。

しかし、Excel代行サービスはオーダーメイドです。作った物を他の人に転売することもできません。作成にかかった時間(時給)がそのまま価格となるのですから、割高になることはあっても、格安で仕事を引き受けられる根拠は全くありません。

満足のいくサービスを受けたければ、依頼する相手が時給で働いていることを意識して、それに見合った金額を支払わなければなりません。あなたの仕事を時給に換算して、それ以上の時給を支払うべきです。

(3)値切ってはいけない

予算の範囲内でおさまらない金額を提示された場合は、値切ることをせずあきらめてください。値段を下げれば納品される制作物の質が下がるだけです。別の人を探しましょう。たまに、採算度外視で仕事を引き受ける人を見かけますが、それは、仕事が無くて困っているか、またはスキルが無いからです。同一のサービスを提供している人と比較して、明らかに安価な場合は「裏」がありますから、疑ってください。

本当に格安でやってもらいたいなら知り合いに土下座して頼むべきです。

 

7.補足:わえなびでは代行サービスをしていません

ちなみに、わえなび管理人は、有償の文書作成代行サービスを一切行っておりませんし、今後もそのようなサービスも行う予定はございません。

(ブログの更新や動画の制作が滞ってるのに、そんなサービスをやってる暇がないのです・・・)

 


解説は以上です。


 


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