一般事務職の有効求人倍率は厚生労働省の発表によると約0.4倍とのことですが、民間会社の調査では、0.3倍とも0.2倍とも言われています。この倍率は、事務職に就きたくても半分以上の人は事務職になれないということを表しています。
事務職になれる人と事務職になれない人の差は何でしょうか？
経験が豊富なベテランを採用したいという会社もあれば、経験が豊富だと固定観念が強すぎるので新卒を採用したいという会社もあります。いろんな考え方の会社があるので一概には言えませんが、経験の有無ではなく「職場の雰囲気に溶け込んでしっかりと仕事をしてくれそう～」という印象を与えることが大事だと思われます。
そこで、事務として採用されるために必要な準備と基礎知識についてまとめてみました。
目次
１．事務職の志望動機や自己ＰＲを考える
（１）感想文ではなく証拠を示すこと
ところで、事務を志望する人の中には、積極的な理由で志望している人もいれば、消去法で事務を選んでいる人もいます。本心では消去法だが、消去法であることがバレないように、うまい志望動機を考えるのも一苦労です。
「事務が向いている」「興味がある」は個人的な感想であって証拠がないので全く説得力がありません。また、「地道な作業が好き」というのも間違いです。事務職は会社の窓口であって、決して地道な仕事をするだけの職業ではありません。
志望動機や自己ＰＲには具体的には次の４点を含めるべきだと考えます（※これは個人の見解です。合格は保証しません）。
- デスクワークをするための最低限のスキルがあり、持っているスキルを使ったことがあること
- コミュニケーションができる経験を持っていること
- 自己研鑽のためにプラスアルファで勉強していること
- 会社を選んだ理由
（２）書き方
PCスキルについて
パソコンのスキルはどんな仕事でも当然必要ですが、「WordやExcelができる」というより「～の作り方を知っている」「～を作って役に立った」と言ったほうが説得力があります。仕事上の経験がない場合は、「Wordではビジネス文書の作り方を一通り学習し、また、Excelでは集計表やグラフを作ることができ、自宅でも家計簿などで活用している」「サークルで文書を作った経験がある」など、使い慣れている感じを出します。
コミュ力について
事務的なことを中心に周りの人に対してどのように接してきたか、エピソードを説明します。
- 定型的な作業について周りの人にどのように「角が立たないように」説明しながら改善したか
- パソコンで悩んでいる人に対してどのように「優しく」サポートしたか
- 自分の作業や活動について周りの人からどのような「高い評価」を受けたか
- トラブルが起きたときにどのように「うまく調整」して解決したか
- 新しい事柄を教わるのに日頃からどのような「工夫」をしているか
自己研鑽について
事務的な作業が好きなら、事務に関連する資格や研修にも興味があるはずです。いままでスキル向上のためにどのような勉強をし、どのようなイベントに参加したかを述べます。簿記、医療事務、FP、DTP、保険、給与計算、ボールペン字、OA機器修理・・・とにかくデスクワークに関心があることを示します。
会社を選んだ理由
事務職は就職が難しいのは周知の事実なので「事務は就職難だから会社を選ぶなんて贅沢なことを言っている場合ではないから御社の求人を見て応募した」と正直に言えばいいと思いますが、基本的には会社のホームページを見て、会社の業務内容やビジョン（理想のようなもの）と引用して、自分の生活や考え方と一致する部分を述べます。
「私は～～仕事をして社会に貢献したいと考えております。～～～業務をされている御社のことを知り関心を持ちました。これまでの経験を活かしながら～～にかかわる業務に携わりたいと考え、御社を志望しました。」
２．未経験とは何か
事務職の「未経験可」とは、履歴書の職歴で、事務職として仕事をした経験が無いという意味です。事務として働いたことが無くても、パソコンスキルとコミュ力があったらＯＫという意味です。
「パソコンが未経験」という意味ではありません。パソコンができないというのは経験以前の問題で、そもそも事務職に応募する資格がありません。なぜならパソコンは事務だけのものではないからです。事務職以外にも営業もノートパソコンを持ち歩いています。社長もパソコンを使います。
パソコンが使えないのは、単に就業する上でのスキルが無いだけであって、事務経験とは無関係です。
３．事務職に求められるパソコンのスキルとは何か
パソコンができないまま入社したら、入社した後に困りますから、事務職の求人に応募する前に最低限のパソコンスキルを身に付けておく必要があることは言うまでもありません。
しかし、採用担当者はパソコンの先生でもなければシステムエンジニアでもないので、WordやExcelについて偉そうなことを言える立場にありません。前述のとおり、求められるスキルは事務職以外の職種と同じで、パソコンを用いて業務ができる程度であって、システムエンジニアのような詳しい知識を求められているわけではありません。もし、必要があれば、必要に応じて勉強すればよいです。
４．事務に関心がある証拠として資格を取る
「事務職に就くのにパソコンの資格は必要ない」という人もいるようですが、これは間違いです。
確かに、パソコンの資格を取ったくらいで事務職に確実に採用されるわけではありません。また、パソコンの資格を取っただけで、業務に活かせるわけではありません（さらに練習が必要）。しかし、事務職に関心があるから事務職を探しているにもかかわらず、パソコンの資格に興味がない理由を聞かれたら何と答えますか？パソコンの資格を取っていない人は、事務職に関心があることを証明できるのでしょうか？？
パソコンの資格を取るのは、事務職を選んだ理由が消去法ではないことを明確に示すためです。
５．履歴書や職務経歴書をWordで作る
事務職と言えば、会社の中で最も文書作成が得意な人でなければなりません。応募書類くらいパソコンで作れなかったら事務職がつとまるわけがありません。入社した後で苦労するだけです。新卒の場合は履歴書と添え状、中途の場合は履歴書と職務経歴書と添え状をWordで作っておきましょう。
